「社内の資料をAIに使わせたい。でも何から始めればいいのか分からない」
そんな相談を受けたとき、私は聞き返します。
「どの仕事を手伝ってほしいのか？」
たとえば、過去の提案書を参考にして、新しい提案書の下書きを作ってほしい。
問い合わせの内容に合わせて、回答案を考えてほしい。
まずは、そんな具体的な仕事を一つ決めます。
そこから、その仕事がどんな情報をもとに進められているのかを確認します。
担当者は何を見て、どう判断しているのか？
AIに任せてもいい部分と、人が確認すべき部分はどこなのか？
会社の中では当たり前のように進んでいる仕事も、改めて考えると、意外と曖昧な部分が見つかります。
だからといって、AIを使う前に会社中の情報を整理する必要はありません。
まずは、AIに手伝わせたい仕事に必要な情報だけを確認する。
この記事では、そのときに見ておきたいポイントを考えます。
AIには「正しい資料」を渡す
たとえば、過去の提案書を参考に、新しい提案書の下書きをAIに手伝わせる場合。
ここで問題になるのが「どの情報を正しいものとしてAIに渡すか？」ということ。
社内にある過去の提案書をAIに丸投げして、
「提案書を作って」
では、さすがの横着すぎます。
資料によってフォーマットや内容が違うこともあります。
どれが正解なのか、AIには分かりません。
AIに仕事をさせるなら、人間が正しい情報を選んで渡す必要があります。
そのために、わざわざマニュアルをつくる必要はありません。
でも、AIが正しく判断するための前提まで、AI任せにしない。
まずは、そこからです。
AIを使うと、曖昧だった部分が見えてくる
AIに情報を渡す場合に起こるが
「そういえば、どれが正解だっけ？」
といった疑問。
あるいは、前回と今回で対応が違うのに、その理由がどこにも残っていない。
担当者に聞けばすぐ分かるけれど、資料だけを見ても分からない。
こうしたことは、会社の中ではそれほど珍しくないと思います。
普段は担当者の経験や社内での会話によって、自然と補われているからです。
AIを使おうとすると、今まであまり意識していなかった、こうした曖昧な部分が見えてきます。
でも、悪いことではありません。
むしろ、仕事の進め方を見直すいい機会になります
たとえば、何かを決めたときに「なぜそうしたのか」を一言残しておく。
それだけでも、後から見た人にはずいぶん分かりやすくなります。
これはAIだけの話ではありません。
担当者が変わったときの引き継ぎでも、同じことが言えます。
すべてを細かく文章にする必要はありませんが、次にこの仕事をする人が困らない程度には残しておく。
そのくらいで十分だと思います。
全社ではなく、一つの仕事から始める
だからといって、社内の資料を全部整理する必要はありません。
それでは、AIを使うための準備そのものが大仕事になってしまいます。
まずは、最初に決めた「AIに手伝わせたい仕事」に必要なところだけを見ます。
提案書を作ってもらいたいなら、まず提案書に関係する資料だけでいい。
古い資料が混ざっているなら分ける。
担当者しか知らないことがあるなら、必要な部分だけ書き残しておく。
足りないものが見つかったら、その都度整える。
最初から完璧な状態を目指すより、この方が実際の仕事には取り入れやすいと思います。
AIに任せるところ、人が決めるところ
情報が揃ったら、もう一つ考えておきたいことがあります。
「どこまでAIに任せるのか」
たとえば提案書なら、
過去の資料から必要な情報を探したり、それを整理して下書きを作ったり
そこまでは、AIにかなり手伝ってもらえます。
でも、その下書きをそのままお客様に出せるかというと、話は別です。
今回のお客様に本当にこの内容を提案するのか。
この条件を約束しても大丈夫なのか。
そこは人が確認し、最終的に判断する必要があります。
AIを導入すると、
「今まで人がやっていた仕事を、どこまでAIに置き換えられるか」
という話になりがちです。
でも、最初からそこを目指さすのは大変。
人が判断するまでの 面倒な作業を、AIに手伝ってもらう。
まずは、それだけでも十分に意味があります。
AI導入というより、仕事の棚卸し
こうしてAIに仕事を手伝わせようとすると、今まで気づかなかったことが見えてきます。
ずっと残っているけれど、もう使っていない資料。
担当者しか知らないルール。
なんとなく昔から続いている仕事の進め方。
AIは、こうしたことを勝手に理解してくれるわけではありません。
だからこそ、AIに仕事を説明しようとすることで、
「そもそも、この仕事ってどうやって進めているんだろう？」
と考えることになります。
そう考えると、AI導入の準備というより、今の仕事を一度棚卸ししてみる感覚に近いのかもしれません。
しかも、最初から全部やる必要はありません。
まず、一つの仕事でAIを使ってみる。
うまくいかなければ、「何が足りないんだろう？」と考えて、その部分だけ整える。
そして、また使ってみる。
その繰り返しで十分です。
AIのために会社の仕事を全部作り直すのではなく、
AIを使いながら、必要なところから仕事も整えていく。
私は、そのくらいの始め方がちょうどいいと思っています。
